Communication & Events Supervisor (m/f/x)

Mission principale

Le/La Communication & Events Supervisor soutient la mise en œuvre de la stratégie de communication interne et externe de l’organisation. Il/Elle assure la coordination opérationnelle des actions de communication, la gestion des événements, le suivi administratif et budgétaire du département, ainsi que le support quotidien à l’équipe Communication. La fonction est rattachée au Communication Manager.

Responsabilités principales

Communication & support à l’équipe

• Assurer la gestion d’un projet de communication de A à Z (briefing, planning, rétro-planning, évaluation budgétaire, validation des créations, suivi des productions, analyse des résultats d’enquête, KPI’s,…)
• Participer à la préparation, à la coordination et au suivi des campagnes de communication (online et offline).
• Fournir un support opérationnel à l’équipe Communication (relectures, coordination des contenus, back up de collègues,… ).
• Assurer la cohérence des messages, du ton et de l’image de marque sur l’ensemble des supports.
• Coordonner les publications avec les différents intervenants internes et externes.

Gestion des événements

• Organiser et coordonner des événements internes et externes (conférences, salons, séminaires, événements clients, etc...).
• Gérer les prestataires événementiels (traiteurs, agences, logistique).
• Assurer le suivi opérationnel avant, pendant et après les événements.
• Évaluer les événements et produire des bilans (qualitatifs et quantitatifs).

Gestion des prestataires & fournisseurs

• Gérer la relation avec les imprimeurs, graphistes, agences externes et le bureau de traduction, les prestataires externes freelance.
• Rédiger et suivre les briefings, devis, commandes et plannings.
• Contrôler la qualité des livrables et veiller au respect des délais.

Gestion budgétaire & administrative

• Suivre les budgets de Communication et de Belgian Road Academy (BRAc) dans le système ERP.
• Créer et suivre les commandes, factures et imputations budgétaires.
• Veiller au respect des budgets alloués et produire des reportings si nécessaire.

CRM & gestion des données

• Gérer et maintenir la base de données CRM (Efficy). Responsabilité à terme de Master of Data.
• Assurer la qualité, la mise à jour des données.
• Soutenir les actions de communication et marketing via le CRM (campagnes, invitations, reporting,…) en collaboration avec le Webmaster.

Profil recherché

Formation & expérience

• Diplôme en communication, marketing, ou expérience équivalente.
• Expérience préalable dans une fonction similaire, idéalement dans un environnement structuré.

Compétences techniques

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance d’un ERP et d’un CRM (Efficy est un atout majeur).
• Expérience dans la gestion de prestataires externes et de projets événementiels.
• Sensibilité aux outils et supports de communication digitaux et affinité avec l’intelligence artificielle.

Compétences linguistiques

• Bilingue (néerlandais /français)
• Excellente capacité rédactionnelle et de relecture dans une des deux langues.

Qualités personnelles

• Très bonne organisation et capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
• Esprit créatif
• Rigueur administrative et sens du détail.
• Excellentes compétences relationnelles et esprit d’équipe.
• Autonomie, proactivité et sens des priorités.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.