Technical Support Officer (m/f/x)

Versterk ons team en draag bij aan de weginnovatie van morgen!

Werk mee aan onderzoeksprojecten en ontwikkel oplossingen voor veiligere, duurzamere en slimmere wegen. OCW biedt je een boeiende omgeving waarin onderzoek en innovatie centraal staan in elk project. Word lid van een organisatie die in jouw ontwikkeling en in de toekomst van de wegenbouw investeert!

Om ons Technisch Secretariaat tijdelijk (van 1/08/2026 tot 31/12/2026) te versterken, zijn wij op zoek naar een Technical Support Officer (m/f/x) voor de afdeling T-TES.

ALGEMENE DOELSTELLING VAN DE FUNCTIE

De Technical Support Officer zorgt voor het administratief beheer van de activiteiten van de afdeling in nauwe samenwerking met alle leden. Hij/zij speelt een sleutelrol in de dagelijkse organisatie van OCW. Hij/zij zorgt voor een vlot beheer van de administratieve taken en biedt echte administratieve en/of logistieke ondersteuning aan de leden van de technische afdelingen en de verschillende diensten van het Centrum.

De Technical Support Officer neemt aanvullende taken en verantwoordelijkheden op zich met als doel de technische directie strategisch te ondersteunen. Hij/zij staat in voor de administratieve, organisatorische en communicatieve ondersteuning, zodat de technisch directeur zo efficiënt mogelijk kan functioneren.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Communicatiebeheer:

· Telefoonoproepen beantwoorden, de oproepen filteren en de boodschappen doorgeven

· Inkomende en uitgaande e-mails beheren, sorteren en gepast beantwoorde

· Informatie verzamelen over verloven en/of afwezigheden van collega's en hiervan een overzicht opstellen (bv. een planning van de zomervakanties)

Planningbeheer:

· De logistiek van afspraken, vergaderingen enz. organiseren

· De agenda’s van de verantwoordelijken beheren, interne of externe vergaderingen plannen en zalen, catering of een restaurant reserveren

· De agenda van de N+1 beheren

Documentbeheer:

· De documenten (papier en digitaal) sorteren, klasseren en archiveren

· De databanken beheren

· Administratieve documenten (brieven, rapporten, presentaties enz.) opstellen, herlezen en opmaken

· De medewerkers helpen bij het indienen van offertes (verzamelen van de nodige administratieve documenten, opstellen van brieven voor het indienen van offertes, coördineren en opvolgen van handtekeningen enz.)

· Notulen van interne vergaderingen opstellen

· In samenwerking met de collega’s: inschrijvingen voor diverse congressen en online conferenties beheren, lidmaatschappen beheren

Bezoekersonthaal:

· Bezoekers beleefd en professioneel onthalen, vragen beantwoorden of hen naar de juiste personen doorverwijzen

Beheer van benodigdheden:

· De voorraad kantoorbenodigdheden bestellen en beheren

· Zorgen dat het kantoor al het nodige heeft voor een efficiënte werking

Ondersteuning voor andere afdelingen:

· Administratieve ondersteuning bieden aan verschillende afdelingen of verantwoordelijken (Managers, Team Leaders)

· Activiteiten coördineren tussen de interne teams

· Eenvoudige teksten vertalen: EN, FR, NL (uitnodigingen in Outlook, notities, eenvoudige brieven)

· Anticiperen op prioriteiten en efficiënt omgaan met onvoorziene gebeurtenissen

· Zorgen voor de praktische en organisatorische voorbereiding en opvolging van de Technical Board en andere interne vergaderingen georganiseerd door de technische directie om een goed verloop van de activiteiten te garanderen

· De agenda’s en het nodige materiaal voorbereiden

· De uitvoering opvolgen van genomen beslissingen en bepaalde acties tijdens vergaderingen

· De Technical Director ondersteunen bij interne en externe communicatie om de interacties te optimaliseren en stroomlijnen

· De vertrouwde tussenpersoon zijn tussen de Technical Director, de staff van de Algemene Directie, de Managers en de andere interne/externe contacten

· Het imago en de belangen van de Technical Director tactvol en diplomatiek vertegenwoordigen

· Bijdragen aan de coördinatie en opvolging van transversale projecten van D-TEC

· De aan de technische directie ter ondertekening voorgelegde documenten en vertrouwelijke documenten opvolgen en organiseren

· Zorgen dat deadlines en interne procedures worden nageleefd

Jouw expertise en knowhow

· Organisatie: prioriteiten kunnen stellen, taken plannen en deadlines respecteren.

· Beheersing van kantoorsoftware: vlot kunnen werken met programma's zoals Microsoft Word, Excel, Outlook en PowerPoint.

· Communicatievaardigheden: beschikken over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden (NL/FR) om bezoekers te ontvangen, informatie te verstrekken en professionele documenten op te stellen.

· Administratief beheer: dossiers klasseren, post verwerken, agenda's beheren en vergaderingen organiseren.

· Discretie en vertrouwelijkheid: vertrouwelijke informatie op een professionele manier kunnen behandelen.

· Veelzijdigheid: meerdere taken tegelijk kunnen uitvoeren en zich kunnen aanpassen aan onverwachte situaties.

· Nauwkeurigheid en precisie: zorgvuldig werken en fouten zoveel mogelijk vermijden.

· Dienstverlenende ingesteldheid: bezoekers vriendelijk ontvangen en vragen efficiënt beantwoorden.

· Zelfstandigheid: zelfstandig kunnen werken en initiatief nemen wanneer nodig.

· Teamwerk: goed kunnen samenwerken met collega's en verschillende afdelingen.

Klaar om bij te dragen aan de wegeninnovatie van morgen?

Sluit je aan bij het OCW en draag bij aan de bouw van de wegen van de toekomst! Solliciteer nu via https://jobs.brrc.be/ om deel uit te maken van een dynamisch team dat zich inzet voor excellentie.