Technical Support Officer (m/f/x)

Versterk ons team en draag bij aan de weginnovatie van morgen!

Werk mee aan onderzoeksprojecten en ontwikkel oplossingen voor veiligere, duurzamere en slimmere wegen. OCW biedt je een boeiende omgeving waarin onderzoek en innovatie centraal staan in elk project. Word lid van een organisatie die in jouw ontwikkeling en in de toekomst van de wegenbouw investeert!

Om ons Technisch Secretariaat tijdelijk (van 1/08/2026 tot 31/12/2026) te versterken, zijn wij op zoek naar een Technical Support Officer (m/f/x) voor de afdeling T-TES.

ALGEMENE DOELSTELLING VAN DE FUNCTIE

De Technical Support Officer zorgt voor het administratief beheer van de activiteiten van de afdeling in nauwe samenwerking met alle leden. Hij/zij speelt een sleutelrol in de dagelijkse organisatie van OCW. Hij/zij zorgt voor een vlot beheer van de administratieve taken en biedt echte administratieve en/of logistieke ondersteuning aan de leden van de technische afdelingen en de verschillende diensten van het Centrum.

De Technical Support Officer is een Business Support Officer met extra taken en verantwoordelijkheden, gericht op het bieden van strategische ondersteuning aan de technische directie, inclusief het administratief, organisatorisch en communicatiebeheer om de efficiëntie van de Technical Director te optimaliseren.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Communicatiebeheer:

Telefoonoproepen beantwoorden, de oproepen filteren en de boodschappen doorgeven.

Inkomende en uitgaande e-mails beheren, sorteren en gepast beantwoorden.

Planningbeheer:

De logistiek van afspraken, vergaderingen enz. organiseren.

De agenda’s van de verantwoordelijken beheren, interne of externe vergaderingen plannen en zalen, catering of een restaurant reserveren.

De agenda van de N+1 beheren.

Documentbeheer:

De documenten (papier en digitaal) sorteren, klasseren, oriënteren en archiveren.

De databanken beheren (bv. Efficy, e-qms, MyNBN, dbTraining).

De mailinglijsten beheren inclusief in het kader van projecten met leden van de afdeling (Profiles in Efficy, o.a.).

Administratieve documenten (brieven, rapporten, presentaties enz.) opstellen, herlezen en opmaken.

De medewerkers helpen bij het indienen van offertes (verzamelen van de nodige administratieve documenten, opstellen van brieven voor het indienen van offertes, coördineren en opvolgen van handtekeningen enz.), dossiers voor overeenkomsten beheren.

Notulen van interne vergaderingen opstellen op verzoek van de Managers en/of Team Leaders.

Efficy beheersen: BA-dossiers (bij afwezigheid van MVC), EP, I, OVEREENKOMSTEN.

In samenwerking met de collega’s: inschrijvingen voor diverse congressen en online conferenties beheren, lidmaatschappen beheren. AGK’s in het ERP aanmaken indien nodig.

Technische comités, diverse werkgroepen en vergaderingen beheren: deelnemerslijsten, uitnodigingen, documenten, catering, logistiek, eedafleggingen.

Kwaliteitsondersteuning: controleren of alle regels van het ‘kwaliteitsmanagementsysteem’ worden nageleefd op het niveau van de dossiers, helpen bij de organisatie van audits in samenwerking met de QSE Supervisor (ISO-17025, ISO-9001).

Bezoekersonthaal:

Bezoekers of klanten beleefd en professioneel onthalen, vragen beantwoorden of hen naar de juiste personen doorverwijzen.

Beheer van benodigdheden:

De voorraad kantoorbenodigdheden bestellen en beheren.

Zorgen dat het kantoor al het nodige heeft voor een efficiënte werking.

Personeelsbeheer:

De informatie over vakanties en/of afwezigheden van collega’s verzamelen voor een overzicht (bv. ‘zomervakantie’).

Helpen bij de logistieke voorbereidingen en het onthaal van nieuwe werknemers.

Ondersteuning bij de organisatie van interne evenementen:

Seminars, opleidingen, conferenties en evenementen logistiek ondersteunen.

Het materiaal of de documenten voor die evenementen helpen voorbereiden.

Ondersteuning voor andere afdelingen:

Administratieve ondersteuning bieden aan verschillende afdelingen of verantwoordelijken (Managers, Team Leaders).

Activiteiten coördineren tussen de interne teams.

Diverse taken:

Rapporten, brieven of dienstnota’s opstellen.

Administratieve dossiers opvolgen en lopende projecten beheren.

Teambuildings organiseren.

Eenvoudige teksten vertalen: EN, FR, NL (uitnodigingen in Outlook, notities, eenvoudige brieven).

Bij afwezigheid van de Purchasing Officer diverse bestellingen invoeren in het ERP.

Specifiek:

De agenda beheren en de activiteiten van de Technical Director coördineren voor een efficiënte planning van de activiteiten.

De afspraken, vergaderingen en verplaatsingen plannen en coördineren.

Anticiperen op prioriteiten en efficiënt omgaan met onvoorziene gebeurtenissen.

De tijdsbesteding van de Director optimaliseren door de verzoeken te filteren.

Zorgen voor de praktische en organisatorische voorbereiding en opvolging van de Technical Board en andere interne vergaderingen georganiseerd door de technische directie om een goed verloop van de activiteiten te garanderen.

De agenda’s en het nodige materiaal voorbereiden.

Notities nemen en verslagen opstellen.

De uitvoering opvolgen van genomen beslissingen en bepaalde acties tijdens vergaderingen.

De Technical Director ondersteunen bij interne en externe communicatie om de interacties te optimaliseren en stroomlijnen.

De vertrouwde tussenpersoon zijn tussen de Technical Director, de staff van de Algemene Directie, de Managers en de andere interne/externe contacten.

De e-mails, oproepen en correspondentie van de technische directie beheren voor een vlotte en vertrouwelijke communicatie.

Het imago en de belangen van de Technical Director tactvol en diplomatiek vertegenwoordigen.

Specifieke dossiers opvolgen om de werklast van de algemene directie te verlagen.

Bijdragen aan de coördinatie en opvolging van transversale projecten van D-TEC.

Opzoekingen en analyses uitvoeren om de besluitvorming te ondersteunen.

Meewerken aan de voortdurende verbetering van de ondersteunende en organisatorische processen.

Kwalitatieve administratieve ondersteuning bieden en een efficiënt documentatiesysteem invoeren voor een soepel en up-to-date beheer.

De aan de technische directie ter ondertekening voorgelegde documenten en vertrouwelijke documenten opvolgen en organiseren.

De bestellingen met betrekking tot de essentiële administratieve taken van D-TEC beheren.

Zorgen dat deadlines en interne procedures worden nageleefd.

Jouw expertise en knowhow

· Organisatie: prioriteiten kunnen stellen, taken plannen en deadlines respecteren.

· Beheersing van kantoorsoftware: vlot kunnen werken met programma's zoals Microsoft Word, Excel, Outlook en PowerPoint.

· Communicatievaardigheden: beschikken over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden (NL/FR) om bezoekers te ontvangen, informatie te verstrekken en professionele documenten op te stellen.

· Administratief beheer: dossiers klasseren, post verwerken, agenda's beheren en vergaderingen organiseren.

· Discretie en vertrouwelijkheid: vertrouwelijke informatie op een professionele manier kunnen behandelen.

· Veelzijdigheid: meerdere taken tegelijk kunnen uitvoeren en zich kunnen aanpassen aan onverwachte situaties.

· Nauwkeurigheid en precisie: zorgvuldig werken en fouten zoveel mogelijk vermijden.

· Dienstverlenende ingesteldheid: bezoekers vriendelijk ontvangen en vragen efficiënt beantwoorden.

· Zelfstandigheid: zelfstandig kunnen werken en initiatief nemen wanneer nodig.

· Teamwerk: goed kunnen samenwerken met collega's en verschillende afdelingen.

Klaar om bij te dragen aan de wegeninnovatie van morgen?

Sluit je aan bij het OCW en draag bij aan de bouw van de wegen van de toekomst! Solliciteer nu om deel uit te maken van een dynamisch team dat zich inzet voor excellentie.